“Pfff, had niet gedacht dat het zou escaleren. Ik baal ervan! Hoe moet ik het voortaan doen zodat het niet weer opvlamt?” Aan het woord is Simon, een ervaren leidinggevende die sinds een paar maanden een nieuw teamlid heeft.
Al wandelend in het bos vertelt Simon mij dat hij recent een gesprek had met de nieuwe collega. In dat gesprek gaf hij feedback over haar functioneren. Die terugkoppeling viel helemaal niet goed.
“Gebeurt dat vaker?” vraag ik. Simon antwoord bevestigend. En we verkennen vervolgens of we een patroon kunnen ontdekken. Simon vertelt dat hij zijn best doet om de feedback gesprekken positief in te steken, maar “dit soort gesprekken zijn er natuurlijk niet voor niets”. Al doorpratende blijkt dat Simon in het verleden tijdens een training geleerd heeft hoe feedback geven hoort, maar dat dit in de waan van de dag makkelijk naar achter schuift. En dat begrijp ik best. Er komt namelijk meer dan genoeg op je pad als leidinggevende 😉.
Wat kan helpen is om je te bedenken waarom het voor jou en je team belangrijk is om goed feedback te kunnen geven (en te krijgen!). Met andere woorden: wat levert het je op?
Belangrijke voordelen van feedback:
- Mensen voelen zich serieus genomen en gewaardeerd (je neemt immers de moeite om iets terug te geven)
- Het zorgt voor meer duidelijkheid wat je van elkaar verwacht en dat geeft de basis voor heldere afspraken hierover
- Het voorkomt onderhuidse/niet rechtstreeks uitgesproken irritaties die plotseling kunnen “opvlammen”
- Samenwerken wordt makkelijker als je weet wat de bedoeling is
- Onderling vertrouwen neemt toe als je je eerlijk kan uitspreken naar elkaar
- En feedback stimuleert ontwikkeling & groei (want hoe kom je op de gewenste plek? Wat moet je dan leren/kunnen? Etc.)
“Ja, ja, dat herken ik allemaal wel. Maar waarom gaat het dan toch vaak mis?” vraagt Simon. Mooie vraag en een terechte! Want inderdaad: feedback geeft veel vaker juist stress, irritatie of spanning in plaats van bovenstaand rijtje. En daarvoor zijn in ieder geval 4 belangrijk oorzaken voor…
Veelvoorkomende redenen waarom feedback niet goed uitpakt:
- Alleen negatieve feedbackFeedback wordt binnen het team alleen gegeven als het niet goed gaat. Er moet bijgestuurd worden. (Dat is ook de reden waarom het vaak als kritiek voelt. “Oh ik doe het dus weer niet goed?”)
-> Belangrijk is juist om ook positieve feedback te geven. Bijvoorbeeld in een vorm van een compliment over het gedrag: “wat heb je die en die taak goed aangepakt zeg, daardoor…” . Vind je het lastig om complimenten te geven, klik hier voor mijn blog: Waarom complimenten voor je team werken . En nog even als interessante vuistregel… zo’n 3 keer positieve feedback ten opzichte van 1 maal negatieve feedback blijkt het beste effect te geven 😊. - Jij-boodschap
Feedback wordt als jij-boodschap gebracht: “jij doet x en y niet zoals we hebben afgesproken”. Daarin zit vaak – bedoeld of onbedoeld – een verwijt/beschuldiging. Een ik-boodschap “ik merk dat x en y gebeurt en daardoor vraag ik me af of ik duidelijk ben geweest in mijn uitleg” landt heel anders.En daarbij: jij hebt als leidinggevende een hiërarchisch hogere positie ten opzichte van je medewerker. Of je dat nu leuk vindt of niet. Door alleen vanuit de jij-boodschap te spreken versterk je het ongelijkwaardige niveau en vergroot je de afstand tussen jullie. Helemaal als jij de enige bent die feedback geeft en niet vice versa. - Overdreven/onjuiste frequentie
Woorden als altijd en nooit worden makkelijk uitgesproken: “Jij bent ook altijd te laat.”, maar levert altijd discussie en prikkelbaarheid op. Want zelden gebeurt iets altijd of nooit. Het zorgt daardoor dat betrokkene het gevoel krijgt om zich te moeten verdedigen èn het gaat vervolgens of iets wel/niet zo is in plaats van over het doel van je gesprek. - Niet-actueel
Er wordt gesproken over voorbeelden die al lang(er) geleden hebben plaatsgevonden. Daardoor is de context bij jullie beiden vaak niet helemaal scherp meer en wordt het soms gokken hoe het ook alweer precies zat. Actuele voorbeelden zijn daarom veel waardevoller om te bespreken. Zowel bij complimenten als (negatieve) feedback. Gelijk wanneer het speelt dus! En daar hoeft dan ook niet een heel gesprek voor ingepland te worden 😉.
Vier weken later spreek ik Simon weer. Enthousiast vertelt hij er tegenwoordig meer bewust bij stil probeert te staan als iets gebeurt bij zijn mensen. En Simon benoemt dit dan ook aan ze, zowel in negatieve als in positieve zin. “En het werkt!” vertelt hij enthousiast. “Grappig genoeg hoor ik nu ook meer verhalen van mijn mensen die ik anders gemist zou hebben. En nog leuker: nu ik er meer bij stil sta zie ik dat er verrassend veel goeds in mijn team gebeurt.” En ik schiet in de lach. Mooi toch?
Wil je reageren op dit blog? Leuk! Dat kan hieronder.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Of behoefte aan andere stappen die je kunt zetten om van gedoe naar werkplezier te komen? Neem dan contact met mij op via deze link. Eerst meer weten over mij? Klik dan hier.
En hier ga je naar het overzicht van alle blogs.
Wil je mijn blog voortaan direct in jouw mail ontvangen? Klik dan hier om je te abonneren op mijn nieuwsbrief. Je krijgt dan ongeveer 1 keer per maand mijn nieuwsbrief met mijn blog, tips, een interessant achtergrondartikel en meer over zakelijk & persoonlijk leiderschap.
Photo by Jon Tyson on Unsplash
