“Hoe komt het eigenlijk dat meneer Z regelmatig verzuimt?” vraag ik aan Victor tijdens het gesprek. Victor – leidinggevende van een team met zo’n 30 medewerkers – weet het niet precies. En hij geeft direct aan dat hij dat eigenlijk maar een vreemde vraag vindt “Weet ik het. Hij geeft aan dat het om griepachtige klachten gaat of zo en soms pijn in zijn rug. Maar waarom vraag je dat? Het gaat er toch om dat we er wat aan dóen? Alleen wát dan?”
De frustratie van Victor is duidelijk voelbaar.

Victor is bij mij gekomen vanwege problemen in zijn team, waaronder een hoog (kortdurend) verzuim. We bespreken hoe hij op dit moment omgaat met verzuim binnen zijn team en waar hij tegen aanloopt. Een van de aspecten is terugkerend verzuim van meneer Z.

Natuurlijk is het belangrijk om een aantal zaken standaard na te gaan als er sprake is van frequent verzuim. Check bijvoorbeeld hoe het daadwerkelijk is gesteld met de verzuimmeldingen van iedere medewerker. Je zal de eerste leidinggevende niet zijn die dénkt dat een medewerker veel verzuimt – zeker als er nog andere problemen spelen met bijvoorbeeld functioneren –  terwijl dat objectief gezien niet zo blijkt te zijn.

Ook gebeurt het regelmatig dat als je deze cijfers met je medewerker bespreekt, dat dan blijkt dat je medewerker het zich helemaal niet bewust is of niet in die mate. Soms helpt dát al voldoende om dit te veranderen.

Veel interessanter is het wat mij betreft om ècht in gesprek te gaan om boven water te krijgen wat er speelt. Het vraagt van jou als leidinggevende nieuwsgierigheid en een open blik om dit met je medewerker te onderzoeken. Pas als je samen helder voor ogen hebt wat precies de reden is van het verzuim, kun je ook samen gaan bepalen wat nodig is om het frequent verzuim op te gaan lossen. In verreweg de meeste gevallen gaat achter verzuim namelijk ook een andere reden schuil.

Voorbeelden achterliggende redenen van verzuim:

  • Stress in privé-situatie, zoals mantelzorg, financiële problemen, scheiding, etc.
  • Stress op het werk, zoals (te) hoge werkdruk of angst om te falen. Maar ook weinig verbinding in het team, onveiligheid, pestgedrag, etc.
  • Binnen het team is de verzuimdrempel laag of iemand is van huis uit gewend om zich relatief snel ziek te melden.
  • Kinderopvang probleem. Bijvoorbeeld als een (jong) kind ziek is en “er toch iemand thuis moet blijven om voor mijn kind te zorgen”.

De achterliggende reden van verzuim is daarmee essentieel om het frequente verzuim duurzaam te doorbreken. Het maakt nogal verschil of je een medewerker kan doorverwijzen naar een budgetcoach, zodat de financiële problemen opgelost kunnen worden of dat het gaat om problemen op het werk wat teambreed moet worden opgepakt. Net zoals het nogal kan uitmaken om bij een kinderopvangprobleem bijvoorbeeld zorgverlof toe te kennen of dat blijkt dat een medewerker een bepaalde taak niet aan kan en daarvoor baat heeft met extra training of coaching.

In het gesprek kun je – en moet je – ook bespreken wat de medewerker zelf al heeft gedaan om hier oplossingen voor te vinden. Soms verrassend veel en soms verrassend weinig 😉.

Juist door het gesprek open in te gaan, samen te onderzoeken waar het precies om gaat èn met elkaar te bekijken wat de beste oplossing is, zorgt ervoor dat het verzuim afneemt en er ècht iets (blijvend) verandert.

En er is nog een voordeel als je op deze wijze in gesprek gaat… Je medewerker voelt zich gezien en serieus genomen. Daardoor neemt de betrokkenheid en het vertrouwen toe. Bovendien zal de medewerker op een ander moment eerder met je in gesprek gaan wanneer de situatie daarom vraagt.
En daarnaast heeft deze aanpak invloed op je hele team. Immers: collega’s weten altijd haarfijn wie veel verzuimt en of dit – in hun ogen – al of niet terecht lijkt te zijn. Door dit zo op te pakken laat je zien dat je werk maakt van verzuim en kiest voor een oplossingsgerichte en constructieve aanpak. En ook dat straalt uit op je hele team. Toch een stuk fijner idee hè?

Wil je reageren op dit blog? Leuk! Dat kan hieronder.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit onderwerp? Via deze link vind je meer blogs van mij over verzuim. Heb je behoefte aan andere stappen die je kunt zetten om gedoe in je team op te lossen? Neem dan contact op via deze link . Eerst meer weten over mij? Klik dan hier.

En hier ga je naar het overzicht van alle blogs voor meer inspiratie en tips.

Credits photo: Clement Nivesse