Op het afgesproken tijdstip zit ik klaar om te kijken hoe het gaat met dit team: vergaderen. Sommige medewerkers zijn al ruim voor starttijd binnengekomen. De één energiek, op zoek naar contact en de laatste nieuwtjes. De ander stilletjes, wat rommelend in de papieren en vooral niet bezig willen zijn met andere aanwezigen. En andere collega’s die hier tussenin zitten. En – zoals bij veel teams die ik tref – zijn er ook altijd de notoire laatkomers met nog snel even gehaalde koffie. Grappig hoe een vergadering een snelkookpan lijkt van hoe het team in elkaar steekt.
Voordat iedereen goed en wel zit en de voorzitter (in dit geval de leidinggevende) de vergadering opent zijn we bijna 10 minuten verder. Op dat moment is de toon al gezet. Mensen die geen zin hadden in de vergadering zijn nu nog meer in mineur geraakt. En de focus gaat meer uit naar de irritatie die deze (klaarblijkelijk standaard)gang van zaken oplevert, dan naar wat er uit het overleg behaald moet worden.
En daar zit ook al gelijk het volgende punt. Want wat wil de leidinggevende èn het team eigenlijk uit deze vergadering halen? Ik lees vooral punten op de agenda die naar mijn idee ook op een andere en meer effectieve manier zouden kunnen worden behandeld. Los daarvan vraag ik me ook af of sommige zaken wel nodig zijn om zo te bespreken. Heeft het team erover gesproken met elkaar wat ze belangrijk vinden om tijdens een vergadering te doen? Natuurlijk ontkom je er soms niet aan om zaken simpelweg mee te delen of iets waarover gestemd moet worden. Ook dan is wel de vraag wat de handigste manier is. Iets er snel even doorheen jassen, want er staat al zoveel op de agenda en anders lopen we uit, heeft weinig zin. Dan kun je het als leidinggevende misschien wel afvinken, omdat het besproken is. Maar het doel wordt daarmee meestal niet bereikt.
Aan het einde van de vergadering is het beetje energie dat erin zat helemaal weg en je voelt de opluchting dat het afgelopen is. Tegelijk is er veel van de al eerder afgesproken taken uiteindelijk gewoon niet gedaan, zo blijkt bij het nalopen van het actiepuntenlijstje. “Nou ja, voor de volgende keer dan maar.”
De reden waarom veel mensen vergadermoe zijn, is vaak omdat onduidelijk is wat precies het doel is. Daar komt bij dat het veel tijd kost. Tijd die een medewerker vaak liever besteedt aan naar zijn/haar idee wèl zinvolle activiteiten. En dat terwijl jij als leidinggevende toch echt het idee hebt dat de vergadering noodzakelijk is of dat het gewoon hoort.
Wat kun je doen als leidinggevende? Bedenk voor jezelf èn met het team wat het doel is van de vergadering:
Informatief
Is het doel informerend? Dan volstaat het delen van de informatie wellicht ook via bijvoorbeeld de mail.
Sparren
Is het bedoeld om met het team te sparren/ideeën te genereren, ruim daar een apart overleg voor in. Kan dat echt niet anders, plan dit dan ruim in bij de agenda. Dan kun je ook ècht met (een deel van) het team in gesprek, zonder gehaast verder te moeten met alle andere punten. Op dat moment geeft het anders meer frustratie dan dat het iets positiefs oplevert. Immers: de uitkomst is onvolledig en past niet helemaal bij het beoogde doel. Of op een later moment moet er nog een keer over verder gepraat worden. De energie is dan echter helemaal ver te zoeken.
Teambinding
Is het bedoeld als moment om elkaar tenminste regelmatig te zien en te spreken als een vorm van teambinding? Bedenk dat daarvoor veel leukere manieren dan vergaderen voor zijn die ook meer opleveren. Juist op het moment dat de verplichte vergaderingen ook nog eens niet leuk zijn sta je als leidinggevende al 1-0 achter als je doel is verbinding maken. Dat verbinden doe je trouwens ook niet alleen tijdens die vergaderingen, maar juist ook daarbuiten 😉.
Afspraken maken
Wil je het werk afstemmen en afspraken te maken? Wees dan ook concreet wat de bedoeling is qua taak/voor wie/wanneer gerealiseerd en – als dat nodig is – waarom dit belangrijk is. Ook een handige tip die ik ooit hoorde en sindsdien regelmatig toepas: ruim aan het eind van de vergadering standaard extra tijd in om de actiepunten terplekke door iedereen te laten realiseren. Het zorgt ervoor dat medewerkers niet met een stapeltje klussen naar buiten lopen, maar jullie als team ook weer gelijk een stap verder zijn. En dat geeft energie!
Wie
Meestal wordt uit gewoonte een vergadering belegd waar iedereen van het team voor wordt uitgenodigd. Afhankelijk van het doel is dat echter vaak helemaal niet nodig. Sterker nog: meestal ook niet zinvol. Medewerkers die niets met het onderwerp hebben verdoen hun tijd. En de medewerkers die wel hier het nut van zien komen mogelijk korter aan bod. Goed om bij stil te staan dus wie je uitnodigt.
Met deze manier van werken hoeft vergaderen niet langer samenkomen en tijd uitzitten te betekenen. Sterker nog: juist als je als leidinggevende hier bewuster keuzes in maakt, zul je zien dat het jou en je team veel oplevert in tijd, motivatie, focus, verbinding en resultaat. Gelijk doen toch?
Reageren op dit blog? Leuk! Dat kan hieronder.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Of behoefte aan andere stappen die je kunt zetten om gedoe in je team op te lossen? Neem dan contact met mij op via deze link. Eerst meer weten over mij? Klik dan hier.
En hier ga je naar het overzicht van alle blogs voor meer inspiratie en tips.
Credits foto: Christina Morillo
