Nu de voorjaarsvakantie in mijn regio voorbij is, merk ik om me heen dat de zin in de mei- en zomervakantie behoorlijk toeneemt 🙂 . Tegelijkertijd zijn deze periodes voor veel leidinggevenden èn medewerkers een belangrijke reden voor veel gemopper binnen het team. Want: Waarom mag zij altijd de eerste 3 weken vrij en niet de laatste 3 van de zomerperiode/hij was vorig jaar tussen kerst &oud nieuw ook al vrij/etc.  En dat terwijl het ieder jaar weer meerdere keren terugkomt (naast de mei- en zomervakantie ook nog rondom kerst en als dagen “gunstig” vallen). Zonde toch?

Heb je hier als leidinggevende al goede afspraken over gemaakt met je team: mooi zo! Zo niet, dan hier een aantal tips waar je gelijk mee aan de slag kan:

Overzicht

Maak een overzicht van de periodes die binnen jouw team een druk leggen op de verlofaanvragen en stel een deadline vast voor de aanvragen. Eventueel kies je voor 2 deadlines per jaar: voor een half jaar vooruit. Medewerkers die graag “vroeg boeken” kunnen dit dan op tijd gaan doen. En medewerkers die dat niet persé willen, hoeven zich niet al een jaar van te voren vast te leggen.

Heldere afspraken

Zijn er in je team heldere afspraken – en bij iedereen ook bekend! – over voorrangsregels? Krijgen medewerkers die alleen in de schoolperiodes met verlof kunnen, voorrang op collega’s die dat niet hoeven? Hoeveel weken maximaal achter elkaar? Zijn er individuele afspraken met medewerkers gemaakt, bijv. opname ouderschapsverlof in de schoolvakanties? Wisselt het per jaar wie de eerste keus krijgt of geldt wie het eerst komt, wie het eerst maalt? En wat doe je met verlofaanvragen die na een deadline binnen komen? Als dit soort regels niet duidelijk zijn: geeft dit geheid gedoe in je team bij de verdeling 😊.

Zelf regelen

Laat je teamleden zèlf onderling afstemmen wie wanneer vrij is en dit vervolgens bij jou neerleggen. Lukt dat (nog) niet, dan kun jij zelf binnen 2 weken (wettelijk geregeld of 4 weken conform CAO) na einde deadline de beslissing nemen. Pakt de beslissing anders uit dan je medewerker verwacht: ga dan in gesprek en vertel hoe dat komt. Vervolgens kun je samen kijken wat wèl een goede oplossing kan zijn (bijvoorbeeld door ruiling in het team). In de meeste gevallen kun je er op die manier prima uitkomen. Hou wel in je achterhoofd dat als je er niet samen uit komt, je wel echt zwaarwegende belangen moet kunnen aantonen om de verlofaanvraag niet toe te kennen.

Extra werken

Is een krappe bezetting in deze periodes een probleem, dan kun je overwegen om parttime medewerkers uit te nodigen om in deze periode meer te gaan werken. Veel parttimers vinden dit prettig: zo krijgen ze extra inkomsten of bouwen aanvullend verlof op voor een andere periode. Voor het team is het fijn dat de vakantieplanning waarschijnlijk makkelijker rond te krijgen is èn dat er gekeken wordt binnen het team wat aansluit bij wensen van collega’s. Daarbij vergroot het ook het teambesef dat je sámen oplossingen kan realiseren en minder afhankelijk bent. Let wel: voelen parttimers zich hiertoe (subtiel of niet) gedwongen, dan keert zich dat juist als een boemerang tegen jou en je team (door weerstand, verzuim, etc.) en dan heb je een veel lastiger probleem. Lukt het niet de bezetting verder rond te krijgen dan kun je overwegen om minder taken in deze periode uit te voeren, opleidingen e.d. te beperken en eventueel mensen in te huren. Overleg eventueel met je HR-adviseur om te kijken wat de beste oplossingen voor jouw team zijn.

Meer meedenkkracht

Is er een planner in jouw organisatie beschikbaar? Laat je planner dan meedenken: het is zijn/haar deskundigheid en heeft veel kennis en ervaring in huis om een zo goed mogelijke planning tot stand te brengen samen met jouw wensen en die van het team. Dat scheelt heel veel zelf uitzoeken 😉.

Communicatie

Is de hele planning rond: communiceer dit dan met je hele team bijvoorbeeld op een planbord of een vrij toegankelijk Excel-bestand. Dan is voor iedereen duidelijk hoe alle vakantieafspraken voor dat jaar zijn en voorkom je ruis.

 

Succes!

Reageren op dit blog? Leuk! Dat kan hieronder.

Wil je meer weten over dit onderwerp? Of behoefte aan andere stappen die je kunt zetten om gedoe in je team op te lossen? Neem dan contact met mij op via deze link. Eerst meer weten over mij? Klik dan hier.

En hier ga je naar het overzicht van alle blogs voor meer inspiratie en tips.